Qui fait quoi ?
Pour les données de vos clients finaux, vous êtes responsable du traitement : vous décidez de ce que vous collectez et pourquoi. Hello Agenda est votre sous-traitant : nous traitons ces données uniquement pour vous fournir le service, sur vos instructions documentées (vos réglages dans l'espace pro), et jamais à nos propres fins.
Nos engagements
- Traiter les données uniquement pour fournir le service et sur vos instructions.
- Garantir la confidentialité : chaque membre de notre équipe ayant accès aux données est soumis à une obligation de confidentialité.
- Mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées (chiffrement des échanges, cloisonnement des comptes, sauvegardes, journalisation des accès).
- Ne pas recourir à un nouveau sous-traitant sans vous en informer au préalable, en vous laissant la possibilité de vous y opposer.
- Vous aider à répondre aux demandes d'exercice des droits de vos clients (accès, rectification, effacement, portabilité).
- Vous notifier toute violation de données dans les meilleurs délais et au plus tard [48 heures] après en avoir pris connaissance, avec les informations utiles à votre propre notification.
- Mettre à votre disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations et permettre, sur demande raisonnable, un audit.
Les outils mis à votre disposition
Être responsable du traitement ne doit pas être un casse-tête. Hello Agenda intègre les fonctions dont vous avez besoin au quotidien :
- Export de la fiche d'un client et de son historique (rendez-vous, messages, achats) — pour répondre à une demande d'accès ou de portabilité.
- Rectification et suppression d'une fiche client, avec effacement des données associées.
- Espace client : vos clients consultent et mettent à jour eux-mêmes leurs informations.
- Accès par rôle : limitez qui, dans votre équipe, voit quelles informations ; les fils de discussion internes ne sont visibles que par les participants choisis.
- Historique des échanges par canal (email, SMS, push), pour tracer vos communications.
Données sensibles et formulaires
Certains métiers (santé, bien-être, nutrition…) collectent des données dites « sensibles », comme un profil médical ou une anamnèse. Dans ce cas :
- ne demandez que les informations réellement nécessaires au rendez-vous ;
- privilégiez le formulaire envoyé après réservation plutôt que des questions dans le parcours public ;
- informez vos clients de l'usage de ces données et, si nécessaire, recueillez leur consentement explicite ;
- restreignez l'accès à ces informations aux seuls membres de l'équipe concernés.
Sous-traitants ultérieurs
La liste à jour de nos sous-traitants (hébergement, paiement, SMS, email) figure dans notre politique de confidentialité. Tous sont liés par des obligations au moins équivalentes à celles décrites ici et hébergent les données dans l'Union européenne, ou offrent des garanties appropriées.
Fin du contrat
À la clôture de votre compte, vous pouvez exporter l'ensemble de vos données. Elles sont ensuite supprimées de nos systèmes actifs dans un délai de [90] jours, puis des sauvegardes selon leur cycle de rotation, sauf obligation légale de conservation.
Contact
Pour toute question relative à la protection des données : [privacy@helloagenda.be]. Un accord de traitement signé peut vous être fourni sur simple demande.