Deux métiers, deux échelles, un même agenda.
D'un côté, un réseau de 5 instituts en Belgique et 25 prestataires. De l'autre, un certificateur qui sillonne seul Bruxelles et la Wallonie. Deux histoires, deux besoins très différents — et la preuve qu'un agenda pro doit s'ajuster à votre métier, pas l'inverse.
Un réseau de centres, une seule organisation
Nutritionnistes, opérateurs de soins, coachs sportifs : l'Institut du Poids accompagne ses clients sur plusieurs sites, avec des équipes qui se croisent, des séances individuelles, en duo ou en groupe, et des modes de paiement différents selon le rendez-vous. Un vrai cas d'école.
Qui travaille, où ? Tout le monde, un peu partout.
Certains prestataires sont attachés à un seul institut, d'autres se partagent entre deux ou trois. Salariés et indépendants travaillent côte à côte. Voici, en image, l'organisation que l'agenda devait absorber.
Mobiles : prestataires qui se partagent entre 2 ou 3 instituts selon leurs jours de présence.
Six contraintes, un seul outil
Plusieurs centres
5 instituts, chacun avec ses équipes, ses horaires et ses infrastructures.
Salariés et indépendants
Du personnel fixe et des extras indépendants, qui partagent le même agenda.
Deux logiques de paiement
Les séances de sport se paient à l'avance ; consultations et soins se règlent pendant le rendez-vous.
Seul, en duo ou en groupe
Consultation individuelle, consultation familiale en duo, cours de Pilates collectif.
Un profil médical en amont
Avant une première visite, l'équipe a besoin d'une anamnèse complète du client.
Des milliers de rendez-vous
Un volume qui ne pardonne aucune double réservation ni aucun oubli.
Chaque contrainte a trouvé sa réponse
5 instituts, des prestataires fixes et d'autres mobiles.
Chaque institut est un site. Chaque prestataire est rattaché à un ou plusieurs sites et y répartit ses jours de présence — impossible d'être réservé sur deux sites en même temps.
Gestion multi-site →25 prestataires, salariés ou indépendants, dans une même équipe.
Chacun dispose de son propre accès et de son planning ; les administrateurs gardent la vue d'ensemble et les statistiques par site.
Gestion multi-utilisateur →Sport payé à l'avance, soins réglés sur place.
Les séances de sport décomptent des crédits achetés en ligne via Mollie ; les consultations et soins restent gratuits à la réservation et se règlent sur place.
Paiement en ligne →Rendez-vous individuels, en duo, cours collectifs.
Le nombre de places se règle par type de rendez-vous : 1 pour une consultation, 2 pour un duo familial, plusieurs pour un cours de Pilates.
Types de rendez-vous →Une anamnèse complète avant la première visite.
Plutôt qu'un long parcours de questions, un formulaire est envoyé dans l'email de confirmation : le client réserve vite, puis le complète à son rythme.
Prise de rendez-vous en ligne →« Avec 5 instituts et des équipes qui se croisent, on avait besoin d'un agenda qui comprenne notre organisation. Aujourd'hui, chaque prestataire sait où il est, et nos clients réservent le bon rendez-vous, au bon endroit. »
Seul sur le terrain, jamais un trajet de trop
Cédric est certificateur PEB à Bruxelles et en Wallonie. Seul, il enchaîne de longues visites à domicile — à vélo dans Bruxelles, en voiture pour ses déplacements en Wallonie. Son enjeu : réserver vite, optimiser ses trajets, et arriver chez son client avec toutes les informations nécessaires.
Quelques questions, et c'est réservé
Pas de formulaire interminable : un choix direct du type de certificat, quelques questions ciblées, et le client réserve dans une zone où Cédric est déjà présent.
Le bon certificat
Vente ou location : le client choisit directement son type de rendez-vous.
Quelques questions
Type de bien, type de chaudière… juste ce qu'il faut pour préparer la visite.
Son adresse
Le client encode l'adresse du bien, dans la zone couverte par Cédric.
Un créneau groupé
Les visites se regroupent par commune ou par secteur pour limiter les trajets.
Mardi — secteur Nord
Moins de route, plus de visites
Grâce au module complémentaire d'optimisation des tournées, les rendez-vous se regroupent par commune ou par secteur géographique. Fini les allers-retours entre Bruxelles et la Wallonie dans la même journée : Cédric consacre son temps aux visites, pas au volant.
Découvrir les modules complémentaires →« À Bruxelles, je fais toutes mes visites à vélo — la voiture, je la garde pour la Wallonie. Hello Agenda regroupe mes visites par secteur, pour des trajets courts et cohérents, et me donne les infos utiles avant d'arriver chez le client. Je gagne du temps, et mes clients réservent sans même m'appeler. »